אם אתם עורכים בקרוב אירוע כלשהו, לא משנה אם מדובר על חתונה, בר מצווה, בת מצווה, אירוע ברית או בריתה, אתם בוודאי תוהים כיצד לתכנן אותו בצורה נכונה, שלב אחר שלב, בכדי שהוא יהיה פשוט בלתי נשכח בכל היבט אפשרי, הן עבורכם והן עבור כלל האורחים שמגיעים לחגוג יחד אתכם. ראשית כל, חשוב מאוד שתבדקו כמה מוזמנים פחות או יותר יש לכם, אם יש לכם 300 מוזמנים לאירוע, במאמר הבא תקבלו את כל הטיפים החשובים ביותר לאירועים מעין אלה.
כיצד תארגנו בצורה הטובה ביותר אירוע עד 300 איש?
אירוע עד 300 איש לרוב יחשב כאירוע בינוני, לא גדול מדי ולא קטן מדי. הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לארגן אותו בצורה נכונה:
ראשית כל, הדבר החשוב ביותר הוא לעבור על רשימת המוזמנים שלכם ולוודא כי אכן מדובר על הרשימה הסופית של המוזמנים. בכדי שלא ייווצר מצב שתסגרו מקום גדול ולאחר מכן תגלו כי יש לכם פחות מוזמנים מכפי שחשבתם ולהיפך, שתסגרו מקום שמתאים לעד 300 איש ותגלו כי למעשה יש לכם יותר מ300 מוזמנים. מדובר על מצב שידרוש מכם התארגנות מחדש ומכיוון שבוודאי אינכם רוצים להתמודד עם מצב שכזה לאחר שכבר סגרתם מקום לאירוע שלכם, עליכם להכין את רשימת המוזמנים בצורה מדויקת. חשבו את מי אתם רוצים להזמין, עד כמה רחוק אתם רוצים להגיע מבחינת מעגל קרובי המשפחה והחברים, איזה מכרים חשוב לכם להזמין ואיזה פחות ועוד.
בשלב השני, עליכם לבחור את המקום המושלם לאירוע שלכם. כיום ניתן למצוא ברחבי הארץ לא מעט אולמות אירועים וגני אירועים התואמים לאירועים בסדר גודל זה. לכן, חשוב מאוד שתבדקו באופן פיזי, כיצד נראה כל אולם או גן אירועים קטן שמהווה מקום אופציונלי מבחינתכם, האם הוא באמת מספיק גדול בכדי להכיל את כמות המוזמנים שלכם, כיצד הוא מעוצב, איזה שירותי קייטרינג מוצעים במקום, כאשר חשוב מאוד לראות את האוכל המוצע במקום וגם לטעום אותו. מעבר לכך חשוב מאוד לבחון את התאורה באולם או בגן האירועים והאם היא מספקת, את ההגברה שמציע האולם או גן האירועים ועוד.
בשלב השלישי, בכדי לוודא שכל האורחים שלכם ירגישו הכי בנוח באולם האירועים או בגן האירועים שאתם מעוניינים לבחור עבור האירוע שלכם, הקפידו לבדוק מהם סידורי הישיבה באולם או בגן האירועים, כמה שולחנות ישיבה יש, כמה כיסאות נכנסים מסביב לכל שולחן והאם המקום לא צפוף. המטרה היא שהמקום יכיל בצורה נוחה את כלל המוזמנים שלכם, שלא יהיה דחוק וצפוף ושכולם יצליחו להנות.
בחירת אנשי מקצוע
מעבר לבחירת המקום המושלם לאירוע שלכם, חשוב מאוד לבחור בצורה נכונה את אנשי המקצוע המתאימים לאירוע מעין זה. יש לבחור צלמים מקצועיים ומתאימים לסוג האירוע ולכמות האנשים שיהיו נוכחים בו. חשוב מאוד שלא לבחור בצלם בודד, כי אם בצוות צילום שתהיה לו יכולת לשלוט על הצילומים וכמות האנשים. כמו כן, חשוב מאוד לבחור בתקליטן שמתאים לאירוע שלכם. בדקו איזה תקליטן עוסק לא מעט בתחום באירועים מעין אלה. הניסיון שלו הוא דבר חשוב, אך גם החיבור אליו ואל המוזיקה שהוא משמיע, הם בהחלט דבר שחשוב לבדוק ולבחון. מעבר לכך, חשוב שתבדקו האם האולם מציע לכם מעצב למקום או שמא תדרשו להביא מעצב חיצוני שיעצב לכם את המקום כפי שאתם חולמים וכן, האם באולם האירועים או גן האירועים יש מנהל אירועים שמלווה את האירוע שלכם בערב או ביום עצמו, שלב אחר שלב, על מנת שתרגישו כי יש שליטה במצב ומענה מידי לכל בעיה.
