אירוע חוץ – איך להפיק את האירוע המושלם?

לאירוע שמתקיים תחת כיפת השמיים יש פוטנציאל של ממש להפוך לחוויה בלתי נשכחת. הסביבה מספקת תפאורה טבעית מרשימה, וגם האנרגיות במרחב הפתוח הן תמיד חיוביות מאוד. יחד עם זאת חשוב להקדיש תשומת לב למספר פרטים חשובים, כדי שהיציאה אל החוץ לא תפגע בנוחיות של אורחי האירוע.

קייטרינג עם ניסיון

הדגש הראשון של הפקת אירועים בטבע הוא להתאים את הקייטרינג לפורמט וללוקיישן. כדאי לזכור שלא כל מנה מתאימה להגשה באירועי חוץ, ובפרט כדאי לוותר על מאכלים שהכנתם מחייבת זמן רב וציוד מורכב. הדרך הטובה ביותר להבטיח תפעול יעיל של החלק הקולינרי באירוע גם בתנאים מאתגרים, ובעיקר מנות שכיף לאכול אותן תחת כיפת השמיים ובאווירה משוחררת, היא לשכור את שירותיה של חברת קייטרינג עתירת ניסיון באירועים מסוג זה. המלצה נוספת היא לוודא שהתפריט מספק מענה לכל ההעדפות הקיימות כיום – טבעונים, רגישים לגלוטן, מנות דיאטטיות ועוד.

בטיחות

דגש נוסף שאסור להתפשר עליו כשמפיקים אירוע חוץ הוא הבטיחות. בפרט נדרשת תשומת לב רבה לנושא זה כשהלוקיישן הוא לא מקום שמתקיימים בו אירועים באופן קבוע ונדרשת הנחת תשתיות חיוניות כמו חשמל ומים. במקרים אלה רק חברת הפקות עם ניסיון רב ועם אדם שהגדרת התפקיד שלו כוללת אחריות ספציפית על כלל היבטי הבטיחות יכולה להבטיח לכם ראש שקט – וגם לקיים את ההבטחה. חברה כזו גם תוודא שהאירוע מקבל את כל ההיתרים הדרושים על-מנת שלא תיגרם לכם אי נעימות.

קונספט

חיק הטבע, ולוקיישן שנמצא תחת כיפת השמיים באופן כללי, הם הזדמנות מצוינת ליצור אירוע עם אופי ייחודי. בפרט מומלץ קונספט עם ערך מוסף במסגרת הפקת אירועים לחברות – בין אם מדובר על השקת מוצר חדש, יום גיבוש לצוות העובדים או כל מטרה אחרת..

יצירת קונספט מתאים מחייבת קודם כל אפיון של אופי האירוע ושל האורחים שצפויים להשתתף בו, כדי להבטיח סינרגיה מיטבית. כמו כן חשוב לוודא שניתן ליישם את התוכניות בתוואי השטח שבו מתרחש האירוע, ומן הסתם לקחת בחשבון גם את מסגרת התקציב.

פינות ישיבה נוחות

כולנו אוהבים את חיק הטבע, אבל רגילים למקסימום נוחות בכל מקום שאנחנו נמצאים בו – וגם באירוע חוץ הציפייה היא לתנאים כאלה. ובפרט לפינות ישיבה נוחות ונעימות, כולל באירועים שמיועדים לקהל צעיר. אופי פינות הישיבה נקבע על סמך אופי האירוע, כשבאופן טבעי ישנה עדיפות לריהוט אלטרנטיבי ברוח החיבור לסביבה ולטבע – למשל פופים, מערכות ישיבה נמוכות, מרבצי כריות ואפילו ערסלים מפנקים.

ניקיון

אחרי שאחרון האורחים עוזב את המקום, מן הסתם עם חיוך רחב על הפנים, הפקת האירוע עדיין לא הושלמה. בשלב הזה נדרש ניקיון יסודי של המקום, ובפרט אם אירוע החוץ נערך בחיק הטבע – כדי למנוע מצב שבו נגרמת מבוכה של ממש למארגני האירוע בגלל שבשטח נשאר לכלוך. בהתאם חשוב לוודא שהצוות כולל גם אנשי ניקיון אמינים ומיומנים בעבודה גם בתנאי שטח.